Exemple de mise en œuvre

Ses locaux étant devenus trop exigus, Promotion Santé Suisse a décidé, en 2014, de quitter son siège du quartier de Kirchenfeld pour s’installer dans de nouveaux bureaux à Wankdorf City. Le déménagement devait être planifié et réalisé en tenant compte, logiquement, des nouvelles connaissances en matière de mise en place d’environnements de bureaux favorables à la santé, tirées du projet de recherche de la Commission pour la technologie et l’innovation «Offices, Changes & Health».

Les résultats positifs tirés du suivi scientifique du Workplace Change Management de Promotion Santé Suisse prouvent que collaboratrices et collaborateurs ont été bien accompagnés durant tout le processus et que l’aménagement des nouveaux bureaux présente des conditions optimales pour que l’on puisse y travailler de manière motivée en s’y sentant bien.

    

Promotion Santé Suisse emploie environ 60 personnes qui travaillent dans deux bureaux – un grand à Berne et un plus petit à Lausanne. Le site historique de Berne était situé dans une villa de style art nouveau, dans le quartier de Kirchenfeld. Les postes de travail étaient répartis sur quatre étages, groupés par services et domaines, et attribués personnellement. Selon leur dimension, les pièces accueillaient jusqu’à quatre postes de travail; une partie de la direction disposait de bureaux individuels. Au fil des années, la place s’est faite de plus en plus rare et il est devenu de plus en plus difficile de trouver des salles appropriées pour les réunions, discussions bilatérales ou travail au calme. D’où la décision de déménager, prise en 2014.

   

Le Workplace Change Management

Promotion Santé Suisse a réalisé son projet en se fondant sur les dernières avancées scientifiques en matière de conception d’environnements de bureaux favorables à la santé et de gestion du processus de changement qui lui est lié. Un processus de planification à plusieurs niveaux a tenu compte de ces objectifs et pris en considération les facteurs déterminants pour un Workplace Change Management réussi (ill.1).

Illustration 1: trois facteurs déterminants d’influence pour des bureaux et un Workplace Change Management favorables à la santé

A l’occasion d’ateliers consacrés à la vision et aux objectifs du projet (CM 7, CM 8), la direction a défini comme suit les principaux objectifs visés:

  • assumer le rôle de modèle dans la mise en place d’un environnement de bureau favorable à la santé
  • avoir des collaboratrices et collaborateurs performants et en bonne santé, qui se sentent bien à leur travail
  • garantir la visibilité de ses propres lignes directrices et de la politique du personnel de Promotion Santé Suisse dans les nouveaux locaux 

La direction a en outre décidé que les bureaux seraient ouverts et que les postes de travail ne seraient pas attribués de manière fixe, afin de favoriser l’échange et la communication entre les membres du personnel. Pour souligner cette volonté et montrer l’exemple, elle a également renoncé elle-même aux bureaux individuels et aux postes de travail fixes. Toutes les autres décisions relatives à la planification ont été prises avec un groupe de représentants des utilisateurs, composé de membres des différents services [CM 2, CM 4]. Ensuite, les premières informations concernant le bien-fondé et le moteur du changement, les objectifs et les résultats des ateliers ont été communiquées aux membres du personnel [CM 3, CM 4, CM 5, CM 7, CM 8].

 Ill. 2: intégration de tous les échelons à l’aménagement des bureaux (étapes 1-3)

Ensuite, les représentants des utilisateurs et la direction [CM 4] ont élaboré par étapes le plan d’aménagement et le plan de gestion du changement qui lui est lié sous la houlette d’un spécialiste externe. Dans le cadre d’un processus itératif, les participants ont discuté de la conception des bureaux (matériaux, meubles, design, couleurs, etc.) et indiqué, en particulier, ce dont ils avaient besoin pour se sentir bien et travailler efficacement dans le nouvel environnement en dépit de la perte de postes de travail personnels [CM 2, CM 4, CM 5, CM 6, CM 10]. Ils ont en outre défini les besoins et les mesures nécessaires pour garantir un processus de changement exempt de stress [CM 1, CM 9].

Ill. 3: aperçu de toutes les activités menées dans le cadre du Workplace Change Management (étapes 4-7)

S’appuyant sur ces différentes informations, le planificateur a finalisé le plan d’aménagement des bureaux. Parallèlement, un calendrier (voir ill. 3) a été établi avec toutes les activités nécessaires, afin d’accompagner sereinement les collaborateurs tout au long du processus et de garantir, voire accroître, la transparence concernant les changements [CM 1, CM 3, CM 9, CM 12].

Un concept d’aménagement en phase avec les activités

L’aménagement de l’environnement de travail chez Promotion Santé Suisse obéit au principe de la non-territorialité. Le degré de territorialité [B 16] est faible car les collaborateurs ne s’installent pas durablement à un poste de travail, mais choisissent chaque jour le poste adapté aux tâches qu’ils ont à effectuer [B 1]. Si l’on doit juste consulter ses e-mails avant une réunion, il existe de nombreux endroits calmes. Pour effectuer des tâches de longue haleine toute une journée, des postes de travail entièrement équipés sont disponibles.

Grâce au partage des postes de travail, le nombre de postes standard nécessaire est inférieur au nombre de collaborateurs. La surface ainsi gagnée permet d’aménager toute une série d’espaces destinés à des activités privilégiant soit la concentration, soit la communication, soit la détente [B1]. Le concept de non-territorialité s’adapte à tout type de travail de bureau, qu’il concerne des collaborateurs à temps partiel, des personnes à temps complet ou même des visiteurs.

Lors de la conception et de l’aménagement des locaux, une attention particulière a été portée à l’atmosphère chaleureuse et intimiste, l’objectif étant de favoriser un degré élevé d’individualité et, par là-même, de motivation. Tant les modèles d’activité que les besoins et préférences en matière de design et d’équipement des futurs utilisateurs ont été intégrés dans la planification. Les facteurs d’influence déterminants [B 1, B 2, B 3] ont été pris en compte de manière optimale.

Ill. 4: plan du nouvel environnement de travail favorable à la santé de Promotion Santé Suisse

Les surfaces ont été agencées de telle manière que les zones calmes et les zones bruyantes soient séparées les unes des autres sur le plan acoustique [B 4, B 10, B 17]. Des plantes et des éléments naturels, tels que l’Office Garden, trouvent leur place dans tout l’espace de bureau. Le concept chromatique choisi assure par ailleurs un environnement esthétiquement agréable et discret [B 2, B 8]. L’entrée affiche des éléments colorés de notre Corporate Identity [7]. Une climatisation entièrement automatisée assure une qualité d’air élevée et un climat agréable [B 11]. Les fenêtres ne s’ouvrent pas car le bâtiment est certifié selon les normes d’efficacité énergétique.

Par le biais de tous ces éléments, l’environnement de bureau reflète la culture de Promotion Santé Suisse et témoigne de l’estime portée aux collaborateurs [B 11].

      

Les nouveaux bureaux

Depuis le vestibule, qui comprend la réception et le vestiaire, le regard porte directement sur la cafétéria située en face, qui offre une vue magnifique sur le Jura. La cafétéria, qui sert de lieu de pause et centre de communication, est aménagée par petits groupes de tables, à l’instar d’un café traditionnel. Ces derniers peuvent aisément être déplacés pour former des unités plus importantes lors de réunions d’équipe ou d’autres évènements.

Au cœur de la zone de réunion se trouve une «piazza» qui peut avoir diverses fonctions. Tables et chaises, utilisables de manière flexible pour des entretiens, formations ou séminaires, et des tables rondes sont rangées à l’abri des regards. Un épais rideau de protection antibruit garantit une discrétion et une isolation optimales. La «piazza» est un lieu ouvert, qui peut être séparé de la zone d’accueil si nécessaire.

Les postes de travail dans les espaces ouverts sont disposés le long de la façade, pour bénéficier de manière optimale de la lumière du jour. Ils sont équipés de tables réglables en hauteur (réglage électrique), d’une bureautique uniforme, de grands plans de travail et de meubles de qualité. A leur arrivée au bureau, les collaboratrices et collaborateurs choisissent un poste, connectent leur notebook et se mettent au travail. Des casiers pour les effets personnels, des étagères, des chariots et des rangements d’équipes sont disposés en un lieu central.

Les postes de travail situés dans les bureaux fermés sont librement accessibles à tous les collaborateurs ayant besoin d’effectuer un travail temporaire exigeant de la concentration ou désirant y travailler toute la journée. Ces salles sont séparées du couloir par une paroi en verre, pour garantir une protection acoustique tout en laissant la vue libre vers l’extérieur et vers l’intérieur. Les notions de territorialité et de «vie privée» sont en revanche peu prises en considération. Les distances entre les postes de travail sont suffisantes et les espaces ouverts alternent avec des zones plus petites, afin de ne pas donner une impression d’exiguïté ou, au contraire, d’immensité.

La bibliothèque conserve de manière centralisée toute la littérature spécialisée de tous les domaines. L’espace et l’aménagement confèrent une atmosphère feutrée; le groupe de fauteuils très confortables offre un espace accueillant pour des conversations informelles.

Inspiré par la nature, l’Office Garden agrémenté de nombreuses plantes naturelles, d’un tapis imitant le gazon et d’un mobilier modulable constitue un environnement informel où l’on travaille volontiers quelques heures voire une journée complète.

Les bonnes idées peuvent germer n’importe où, dans le contexte stressant d’un hall de gare ou dans un environnement calme, selon les préférences et la sensibilité de chacun. L’espace de détente et de régénération, doté de meubles et de sièges confortables, d’un tapis moelleux et de beaux luminaires respire la tranquillité.

Pour le travail en équipe, la salle de projet avec son sol jaune et une table de discussion réglable en hauteur constitue un environnement de travail rafraîchissant et stimulant. Les murs sont laissés libres pour accueillir la visualisation des idées et peuvent être utilisés au gré des besoins.

La salle Silent Work offre quatre postes de travail permettant de travailler efficacement et en toute quiétude. Aucune sonnerie de portable ni discussion ne viendront perturber la concentration: les interruptions, facteur de stress numéro un, sont exclues.

Voir et être vu est un facteur important pour la collaboration au quotidien et les relations sociales au travail; le retrait, en revanche, offre la possibilité de mener des discussions sans être interrompu ou d’accomplir temporairement une activité qui nécessite plus de concentration. Le mobilier peut être déplacé librement dans la pièce afin d’offrir des possibilités de retrait, et des espaces clos sont situés à proximité immédiate de l’équipe, p. ex. de petites salles de réunion, des bureaux individuels, la bibliothèque et deux «think tanks».

   

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